Das machen wir in diesem Schritt konkret:
Observation & Dokumentation
Wir sprechen mit Ihren Mitarbeitern, schauen über die Schulter und dokumentieren die Abläufe Ihrer täglichen Arbeit. Welche Systeme nutzen Sie? Welche Daten werden von Hand eingetragen? Wo entstehen Fehler? Wo müssen Informationen zwischen verschiedenen Systemen hin und her kopiert werden? Diese Details helfen uns, zu verstehen, wie Ihr Unternehmen funktioniert.
Potenzial-Analyse
Anschliessend identifizieren wir gemeinsam, welche Prozesse am meisten Aufwand kosten und entsprechend Automatisierungspotenzial haben. Typischerweise lassen sich 5–10 solcher Kandidaten finden. Eine Bewertung führt dann zu einer Auswahl an Prozessen, welche sich für eine Umsetzung priorisiert nach Nutzen und Aufwand angehen lassen.
Klarer Plan (Roadmap)
Es folgt die Erstellung eines Plans: In welcher Reihenfolge automatisieren wir? Welche Abteilungen profitieren zuerst? Was ist einfach umsetzbar, was braucht mehr Zeit? So entsteht ein strukturiertes Vorgehen, welches Ihren Bedürfnissen entspricht und das Schaffen von Mehrwert ermöglicht.
Datenschutz von Anfang an
Die Automatisierungen mit Microsoft Power Automate benötigen keine zusätzliche Infrastruktur. Wir erarbeiten die Workflows mit den im Betrieb bestehenden Informatik-Geräten und -Mitteln unter Berücksichtigung der vergebenen Autorisierungen und Nutzerrechte. Die Automationen (auch Robotic Process Automation (RPA) genannt) nutzen die Benutzeroberfläche Ihrer bestehenden Systeme mit Zugriff auf Desktop, Browser und Applikationen. Das bedeutet für Sie, dass für die Automationen kein zusätzlicher externer Zugriff und/oder Datenaustausch stattfindet. Sämtliche Arbeiten erfolgen im vom Unternehmen definierten Security-Rahmen.
Ergebnis von Schritt 1
Ein gemeinsames Verständnis zur IST-Situation der ausgewählten Prozesse und ein konkreter Plan für die Realisierung von Automationen.
Zeitschätzung
Dieser Schritt nimmt normalerweise 1–3 Arbeitstage in Anspruch. Die Gesamtdauer des Projektes hängt davon ab, wie viele Prozesse Sie automatisieren möchten – ein Fokus auf 2–5 Prozessen lässt sich in 10–14 Arbeitstagen erfolgreich umsetzen.