Das Problem
Dokumente landen in Postfächern oder Ordnern und müssen manuell sortiert und verteilt werden. Ohne Automatisierung entstehen Verzögerungen und unnötige Rückfragen.
Die Lösung
Wir bauen einen RPA-Prozess, der Dokumente strukturiert verarbeitet: Download, Benennung, Ablage, Weiterleitung. Optional mit Eskalation über Reminder (z.B. wenn keine Rückmeldung kommt).
Beispielablauf
- Dokument kommt an (E-Mail/Ordner/Upload)
- Der Workflow erkennt Typ/Absender/Betreff und wählt Regeln
- Dokument wird korrekt abgelegt (Ordnerstruktur, Benennung)
- Zuständige Person wird informiert (E-Mail/Teams)
- Ergebnisliste dokumentiert: was wurde wohin gelegt, wer wurde informiert
Resultate (typisch)
- Weniger manuelles Sortieren
- Schneller bei den Richtigen: weniger Pingpong
- Saubere Ablage: konsistente Benennung/Struktur
- Nachvollziehbar: Protokoll/Ergebnisliste pro Lauf
Typisch für
HR, Finance, Service/Admin, Compliance-nahe Ablagen, Support-Postfächer.
