Das Problem
In vielen Unternehmen werden Eingangsrechnungen manuell verarbeitet: PDF öffnen, Werte ablesen, ins System eintippen, Beleg ablegen, Freigabe anstossen. Das kostet pro Rechnung Minuten und ist fehleranfällig. Gerade bei Legacy-Systemen fehlt oft eine saubere Schnittstelle – dadurch bleibt nur der Weg über den Bildschirm.
Die Lösung
Wir bauen einen Desktop-Workflow, der genau Ihre Klick- und Eingabeschritte abbildet – nur deutlich schneller und immer gleich. Der Prozess wird typischerweise von einem Mitarbeitenden gestartet ("Rechnungen verarbeiten"), oder (wenn Ihre Umgebung es erlaubt) zu fixen Zeiten ausgeführt.
Damit Sie nachvollziehen können, was passiert ist, erzeugt der Workflow ein Protokoll (z.B. Liste der verarbeiteten Rechnungen, Fehlerfälle, Zeitstempel).
Beispielablauf
- Rechnung wird bereitgestellt (E-Mail-Anhang, Ordner, Scan-Upload)
- RPA liest die relevanten Felder aus (z.B. Rechnungsnummer, Datum, Betrag, Lieferant)
- Der Bot öffnet Ihr Buchhaltungssystem wie ein Mitarbeiter
- Felder werden automatisch befüllt, gespeichert und der Beleg wird abgelegt
- Optional: Freigabe wird nach Ihren Regeln angestossen (z.B. Mail/Teams/Task)
Resultate (typisch)
- Deutlich weniger Handarbeit: Kontrolle statt Abtippen
- Weniger Tippfehler: konsistente Eingabe nach festen Regeln
- Schneller verarbeitet: gleiche Arbeit in Sekunden statt Minuten pro Rechnung
- Protokoll statt Blackbox: verarbeitete Fälle + Ausnahmen sind dokumentiert
- Beispielrechnung: 100 Rechnungen/Monat × 6–10 Min → 10–17 Std/Monat Potenzial (je nach Prozess)
Typisch für
Buchhaltung/Finance oder Einkauf, besonders wenn das Buchhaltungssystem keine moderne Schnittstelle bietet.
